Jak zorganizować konferencje?

Organizacja konferencji nie jest zadaniem ani łatwym, ani przyjemnym. Tym bardziej jeśli osoba, której powierzono to zadanie nie ma zbyt dużego doświadczenia i wciąż musi się tego zagadnienia uczyć. Nauka na żywym materiale może przynieść wiele korzyści, lecz bardzo łatwo jest popełniać nieświadomie błędy, które będą rzutowały na finalną ocenę uczestników i zleceniodawców. Czego należy się wystrzegać i na co warto zwracać szczególną uwagę podczas organizacji konferencji?

O czym należy pamiętać organizując konferencje?

Konferencja to zebranie pewnej grupy osób w określonym miejscu i czasu, w celu wymiany informacji, dzielenia się wiedzą i wyciągania wspólnych wniosków. Warto jest mieć tę definicję w pamięci, gdy będziemy organizowali poszczególne małe zadania na drodze do finału konferencji.
Jak łatwo zauważyć trzeba zadbać przede wszystkim o trzy rzeczy: właściwy obieg informacji, zaplecze techniczne i zapewnienie komfortu uczestnikom. Pamiętając o tych trzech najważniejszych tematach połowa drogi do szczęśliwego finału jest już za nami.

Charakterystyka zadań

Aby konferencja mogla się odbywać i aby wszyscy uczestnicy mogli szybko i sprawnie dotrzeć na miejsce o wyznaczonym czasie, konieczne jest najpierw ich skuteczne poinformowanie o wszystkich szczegółach: miejscu konferencji, czasie, o sposobie transportu itd.
Gdy już wszyscy uczestnicy zostaną zgromadzeni musi istnieć skuteczny sposób na komunikowanie się z nimi. Z tego powodu miejsce konferencji musi być wyposażone w odpowiednie nagłośnienie, szerokopasmowy internet, czyli całe zaplecze audio-wizualne.
Na koniec warto pamiętać o komforcie uczestników. O przeprowadzaniu odpowiedniej ilości przerw, podczas których można będzie coś zjeść, napić się i wypocząć. W przypadku trwania dłuższych konferencji lub dla osób przybywających z daleka, konieczne jest zapewnienie uczestnikom miejsca noclegowego.

Więcej – http://see4business.com/organizacja-eventow-konferencji